Archiviazione ottico sostituiva documentale
In conformità con la crescente necessità di gestire in modo efficiente e conforme la documentazione aziendale, e il servizio di Archiviazione Ottico Sostitutiva Documentale è progettato per semplificare e migliorare il processo di gestione documentale attraverso una serie di fasi.
Il nostro team di esperti conduce una disamina preliminare della documentazione, identificando e definendo gli elementi chiave per la digitalizzazione. Questa fase include l’organizzazione logica della documentazione e la definizione degli elementi da escludere, ottimizzando il processo successivo.
Si procede in seguito con la creazione di archivi di deposito costituiti da fascicoli informatici. Questi fascicoli sono redatti in conformità alle norme tecniche della conservazione archivistica, garantendo l’integrità e la sicurezza dei dati digitalizzati.
Per una ricerca e una consultazione efficienti, ogni pratica viene accuratamente catalogata e convertita in meta-dati. Questo passo essenziale facilita l’accesso alle informazioni, migliorando la trasparenza e la tracciabilità dei documenti.
Si prevede inoltre l’utilizzo di scanner documentali avanzati per eseguire l’acquisizione ottico sostitutiva del materiale cartaceo. Questo processo si traduce in una transizione senza soluzione di continuità verso l’ambiente digitale, eliminando la necessità di gestire documenti fisici in modo eccessivo.
Ogni fascicolo digitale è accompagnato da una chiara definizione delle responsabilità connesse, mediante una correlazione logica tra il fascicolo digitale e la posizione fisica degli archivi cartacei corrispondenti, garantendo una gestione integrata e coerente dei documenti.
La Golem Net inoltre mette a disposizione anche altri servizi in questo ambito: